Poziom 1
18-20 maja 2022

2999 zł netto

(3688.77 zł brutto)
Zarezerwuj miejsce

Zasady efektywnej komunikacji w zespole UX

Artykuły

Spis treści

  1. Zasady skutecznej komunikacji
  2. Efektywna komunikacja w dobie pracy zdalnej 

Komunikacja jest podstawą dobrego działania każdego zespołu, niezależnie od tego czy chodzi o drużynę piłkarską, czy zespół UX. Wyobraźmy sobie tylko piłkarza, który po przyjściu do nowego klubu w ogóle nie rozmawia z trenerem i kolegami z drużyny o taktyce czy roli na boisku. Taki piłkarz w czasie meczu będzie błądzić niczym dziecko we mgle i swoją grą nie pomoże zespołowi. Dokładnie tak samo mogłaby wyglądać praca projektanta czy badacza UX bez znajomości swoich zadań w kontekście zespołu UX oraz całej organizacji. Efektywna komunikacja często okazuje się absolutnie niezbędna.

Zasady skutecznej komunikacji

Zasady dotyczące efektywnej komunikacji w zespole można tworzyć i mnożyć w nieskończoność, jednak skupiając się na kluczowych aspektach pracy UX, wyodrębniłem, moim zdaniem, trzy kluczowe i uniwersalne zasady. 

  • Transfer informacji powinien być obustronny

Według słownika języka polskiego PWN komunikacja to „przekazywanie i odbieranie informacji w bezpośrednim kontakcie z drugą osobą”. Ta definicja wprost wskazuje, że sednem komunikacji jest zarówno przekazywanie, jak i odbieranie informacji, przez co dobra komunikacja powinna uwzględniać oba te aspekty.

Dobrym przykładem zastosowania zasady obustronnego transferu informacji jest sytuacja, w której zespół planuje pracę na najbliższy tydzień (tzw. weekly). W zespole A mówi tylko team leader i odgórnie rozdziela zadania. Na takim samym spotkaniu, ale w zespole B najpierw każdy członek zespołu omawia swoje bieżące zadania i plany na najbliższy tydzień. W tym przypadku team leader przedstawia nowe zadania dopiero po zapoznaniu się z perspektywami zespołu, przez co może efektywniej je przypisać, a ponadto członkowie teamu zyskują wiedzę o tym, czym aktualnie zajmują się ich koledzy i koleżanki. 

  • Skuteczna komunikacja = bieżąca komunikacja

Prawdopodobnie jedno spotkanie w tygodniu z przykładu powyżej nie będzie wystarczające, by zachować skuteczną komunikację w przeciętym zespole UXowym. Optymalna częstotliwość spotkań zależy od wielu czynników, takich jak rozproszenie członków zespołu po różnych projektach, kultura organizacji, długość trwania projektów, liczba członków zespołu itd. Częstotliwość spotkań to jeden aspekt, ale równie ważna jest także ich długość. W końcu poświęcanie zbyt dużej ilości czasu na spotkania może odbić się na zbyt małej przestrzeni na wykonywanie bieżących zadań. 

Dobrą praktyką jest planowanie spotkań zespołowych z wyprzedzeniem oraz ustalanie limitu czasu na spotkanie. Z mojego doświadczenia optymalne są dłuższe spotkanie zespołowe raz w tygodniu (weekly, trwające ok. 1 godzinę) oraz codziennie spotkania (tzw. daily, trwające ok. 15 minut). Należy jednak pamiętać o tym, że optymalna częstotliwość i długość spotkań zależy od wielu czynników i w Twojej organizacji i zespole może wyglądać to zupełnie inaczej.

  • Włączanie różnych specjalistów na każdym etapie projektu 

Jedną ze składowych efektywnej komunikacji w zespole projektowym jest uwzględnianie zdania różnych specjalistów (programistów, project i product managerów, badaczy UX, projektantów UX, grafików UI itd.) w trakcie trwania projektu. Dzięki poznaniu perspektyw różnych stron możemy znacznie zaoszczędzić czas i usprawnić przepływ informacji w organizacji. 

Prostym przykładem będzie projektant UX, który po zrobieniu wstępnych szkiców swoich pomysłów skontaktował się z zespołem programistów odpowiedzialnym za wdrożenie. Na krótkim spotkaniu okazało się, że choć pomysły projektanta są wartościowe, to ze względów czysto technicznych nie mogą zostać wdrożone w obecnej formie. Nasz projektant poświęcił 30 minut na spotkanie, jednak wiedza, którą zdobył, pozwoliła mu zaoszczędzić godziny (a nawet dni) pracy. Gdyby nie odbył tego spotkania i przystąpił od razu do tworzenia zaawansowanych makiet, to prędzej czy później (a im szybciej, tym lepiej) usłyszałby, że i tak nie jest możliwe wdrożenie zaproponowanych rozwiązań. W skrajnym przypadku weryfikacja przez osobę odpowiedzialną za wdrożenie mogłaby nastąpić dopiero po badaniach makiet z użytkownikami, przez co nie tylko dni pracy naszego projektanta poszłyby na zmarnowanie, ale także wysiłek i czas badacza UX oraz respondentów. 

Efektywna komunikacja w dobie pracy zdalnej 

Pandemia COVID-19 znacznie przyspieszyła rozwój trendu dotyczącego pracy zdalnej i hybrydowej. Obecnie większość firm związanych z User Experience pozwala właśnie na taki tryb pracy. Praca zdalna może (ale wcale nie musi) negatywnie wpływać na jakość komunikacji — przecież nie przebywamy wtedy fizycznie wśród kolegów i koleżanek. Istnieją jednak skuteczne sposoby, żeby minimalizować to zagrożenie. Oto dwie moim zdaniem najważniejsze porady:

  •  Zadbaj o jakość wideokonferencji

To, że spotykamy się z zespołem zdalnie, nie znaczy, że z takiego spotkania wyniesiemy mniej, niż ze spotkania twarzą w twarz. Bardzo ważne jest zadbanie o dobrą jakość audio i wideo. Każde spotkanie online jest bardziej angażujące, kiedy uczestnicy mają włączone kamery. Widząc twarze kolegów i koleżanek możemy odczytać z nich więcej informacji, niż w przypadku mówienia do ściany, jaką jest konferencja wyłącznie z samym audio. 

Przydatne w czasie spotkań online są także narzędzia do współtworzenie i kolaboracji. Na przykład softy takie jak Miro czy Mural umożliwiają zdalne przeprowadzanie wysokiej jakości zadań warsztatowych oraz dodatkowo angażują uczestników. 

  • Oprogramowanie wspomagające efektywną komunikację

Obecnie na rynku jest mnóstwo rozwiązań, które wspomagają komunikację w zespole i podział zadań oraz obowiązków. Nie będę tutaj pisał o komunikatorach czy softach do wideokonferencji takich jak Slack, MS Teams czy Zoom, bo ich zastosowanie wydaje się dość oczywiste. 

Do tego grona programów wspomagających komunikację można zaliczyć także bardzo znane np. Jira czy Confulence, które są jednak dedykowane raczej programistom. W przypadku zespołu czysto UXowego pomocą może okazać się duet programów Harvest (liczenie godzin poświęconych na zadania) i Forecast (planowanie pracy całego zespołu z wyprzedzeniem). Oba programy są ze sobą sprzężone i uzupełniają się nawzajem. Dodatkowo do śledzenia postępu poszczególnych zadań bardzo przydatne jest Trello. 

Wymienione przeze mnie programy to przykłady, których używamy na co dzień w Symetrii UX, jednak dostępnych jest dużo alternatyw. Z tego względu przed podjęciem decyzji co do wyboru softu we własnych zespole, warto zrobić research na własną rękę pod kątem tego, co najlepiej będzie pasować do specyfiki zespołu i organizacji. 

Maciej Cieślukowski

UX Specialist, Symetria UX

Ponad 3 lata doświadczenia w świecie UX. Posiada doświadczenie w pracy projektowej dla dużych organizacji.

Na co dzień realizuje się w prowadzeniu badań jakościowych i ilościowych. Inspiracje czerpie z problemów życia codziennego i zawsze szuka jak najprostszych oraz najbardziej użytecznych rozwiązań z perspektywy odbiorców.

Sprawdź szkolenie

UX-PM Poziom 1

Adopting UX

Szczegóły

Podobne artykuły

 

Chcesz dostawać powiadomienia o nowych postach?

Zapisz się na nasz newsletter!