Onboarding, czyli jak wdrożyć nowego pracownika do zespołu i organizacji? 

2021 rok przyniósł bardzo duże zmiany marce szkoleniowej UX-PM, a jedną z nich jest pojawienie się 4 nowych osób w zespole odpowiadającym za obszar marketingowo-sprzedażowy. Jednak aby wszyscy odnaleźli się na swoim stanowisku pracy, potrzebny był onboarding pracownika.

Czym jest onboarding pracownika?

Onboarding pracownika to wdrożenie go do obejmowania nowych funkcji w organizacji. Chcąc zaznajomić nową osobę z przyszłymi obowiązkami, w taki sposób, aby nie czuła się przytłoczona, warto zaplanować poszczególne etapy w myśl ewolucji, a nie rewolucji.

Przykład:
Jeśli nowo zatrudniona osoba, będzie zajmowała się sprzedażą, to niekoniecznie najlepszym rozwiązaniem będzie powierzenie jej telefonu pierwszego dnia z nadzieją, że jej praca przyniesie szybkie zyski. W takim scenariuszu, odpowiedzi na pytania pracownika/pracownicy będą się pojawiać na zasadzie metody prób i błędów i o ile nie ma nic złego w dochodzeniu do pewnych wniosków na tzw. własną rękę, o tyle warto wykorzystać aktualne know-how firmy. Nowy sprzedawca na pewno o wiele lepiej odnajdzie się w swojej funkcji, jeśli np. w trakcie pierwszego tygodnia pozna strategię firmy, jej docelowych odbiorców, warunki współpracy oraz zacznie poznawać nowe programy i pliki wykorzystywane w codziennej pracy, dzięki którym znacznie łatwiej dostosuje np. komunikacje do grupy docelowej.

Czy onboarding pracownika jest ważny?

Z pewnością można powiedzieć, że tak. Dobrze przygotowany/a pracownik/pracownica będzie o wiele efektywniej podchodzić do powierzonych zadań. Jeśli pozna wszystkie wartości firmy, wiedząc, do kogo może odezwać się z danym problemem, otrzyma jasne cele i wymagania, których spełnienie skutkować będzie awansem i wzrostem wynagrodzenia, to z pewnością podczas pracy osiągnie on/ona większą satysfakcję z wykonywanych obowiązków, przy relatywnie mniejszej liczbie stresu (w głowie pracownika/pracownicy nie będą pojawiać się pytania w stylu „co jeśli”).
Choć heurystyki Nielsena, zwykle wykorzystywane są do ocenienia użyteczności produktu/usługi i oszacowania jej przyjazności, to myślę, że śmiało można tu przytoczyć jedną z nich, czyli „pokazuj status systemu”. W końcu człowiek to tylko człowiek, dlatego wiele zasad stosowanych w branży UX, można śmiało przełożyć do „życia codziennego” 🙂

Na potwierdzenie powyższych słów przedstawiam fragment raportu AlliedHRIQ, z którego jasno można wywnioskować, że UX onboardingu jest istotny. Odpowiedzi respondentów wskazywały, że opuściliby miejsce pracy w ciągu pierwszego roku, jeśli spotkaliby się ze złą atmosferą i brakiem transparentności, co jest fundamentem dobrego wdrożenia.

Jak widać, wyżej wspomniane kwestie, takie jak możliwości rozwoju kariery i atmosfera są o wiele ważniejsze niż benefity, czy miejsce pracy. Warto mieć na uwadze to, aby od początku stawiać na szczerość, transparentność i wzajemny szacunek.

Dobre praktyki podczas onboardingu

Nie ma idealnego rozwiązania na to, jak należy przeprowadzić onboarding. Powinien on być przede wszystkim dostosowany do stanowiska, aktualnego doświadczenia danej osoby oraz sposobu funkcjonowania organizacji. Istnieje natomiast kilka czynności, które mogą zobrazować jaki jest zamysł wszystkich działań wdrożeniowych i jak mniej więcej to wygląda w praktyce.

1. Wiadomość przed podjęciem pracy

Zanim dany kandydat/kandydatka przejmie nowe obowiązki, warto przywitać go miłą wiadomością. Opisać w niej jak będą wyglądały pierwsze dni pracy oraz kto się będzie kontaktował z daną osobą. W takiej wiadomości można również opowiedzieć o wszelkich kwestiach administracyjnych, tj. wspomnieć o wymaganych dokumentach, zaoferować swoją pomoc w przypadku trudności ich wypełnienia. Jednocześnie warto poinformować członków zespołu, kto i kiedy pojawi się w firmie, aby byli oni gotowi na ciepłe powitanie.

2. Zestaw powitalny

Bardzo miłym gestem ze strony pracodawcy, jest wręczenie nowemu pracownikowi/pracownicy drobnego upominku po podpisaniu umowy. Nie chodzi tu o wyszukane prezenty (choć takie również na pewno byłyby mile widziane), ale rzeczy takie jak firmowy kubek, notes, bluza  z logo itd. Niosą one bowiem jasny komunikat – traktujemy Cię jak jednego/jedną z nas i cieszymy się, że jesteś z nami.

3. Spersonalizowany sprzęt

Nowy pracownik/pracownica potrzebuje telefonu, laptopa, słuchawek, czy nawet samochodu? W takim razie, jeśli to możliwe, zaproponuj budżet, w którym to on/ona będzie mógł/mogła wybrać konkretne modele. Poza faktem, że pieniądze te i tak byłyby zainwestowane w dany sprzęt, nie kosztuje to nic, a zapewnia komfort pracy i wyklucza ewentualne nieporozumienia pt. „nienawidzę pracować na sprzęcie XYZ, dlaczego każecie mi tego używać?!”. Poza tym pracownik/pracownica na pewno poczułaby się decyzyjna już na samym starcie, a przede wszystkim miał/a by poczucie, że ma realny wpływ na podejmowane decyzje w firmie.

4. Feedback

Wcześniej wspominałem o transparentności i wracam do tej kwestii ponownie, ponieważ jest ona ważna zawsze, niezależnie od długości pracy w danej firmie. Relacja jest zdrowa, tylko wtedy kiedy jest oparta na wzajemnym szacunku i zaufaniu, dlatego osoby odpowiedzialne za onboarding powinny pytać bez obaw o opinię nt. procesu wdrożeniowego, ewentualne sugestie mogą pomóc zauważyć dany problem/wyzwanie. Podobnie tak jak podczas UXowych testów użyteczności, w końcu tworząc coś dla kogoś, powinniśmy sugerować się tym, jak rzeczywisty użytkownik to odbierze, a nie to jak my sobie to wyobrażamy. Jednak sytuacja ta działa również w drugą stronę, pracownik/pracownica powinna chętnie przyjąć konstruktywny feedback na swój temat, ponieważ nikomu nie zależy na sprawieniu przykrości drugiej osobie, a na wzajemnym wsparciu i szczerej chęci pomocy, do czego ogromnie zachęcam!  Myśl „grania do jednej bramki”,  to jedna z  głównych wartości przekazywanych na szkoleniach UX-PM.

5. Buddy

Buddy (tłumacząc na j. polski – kumpel), to osoba w organizacji, której zadaniem jest wspieranie nowego pracownika/pracownicy. Z reguły bierze on udział w całym procesie wdrożeniowym i jest swego rodzaju mentorem dla nowej osoby w firmie. Pomaga zrozumieć jej strukturę, oswaja z procedurami i jest zawsze, gdy jest potrzebny, nawet w trudnych chwilach związanych z obsługą nieznanego dotąd ekspresu do kawy :). Buddy, to zazwyczaj osoba o relatywnie długim stażu, która  będzie w stanie odpowiedzieć na większość pytań.

Ile powinien trwać onboarding pracownika?

Jest to pytanie, na które nie ma jednoznacznej odpowiedzi, bo mimo przygotowanych procedur, poszczególne etapy mogą w praktyce okazać się dłuższe lub krótsze w zależności od np. nakładu pracy. We wdrażaniu pracownika najważniejsze jest, aby osiągnął on samodzielność w wykonywaniu zadań, dlatego to właśnie powinien być punkt odniesienia w ocenie, czy onboarding może zostać zakończony. Zwykle czas, po którym kończy się onboarding to 3-6 miesięcy.